首先要了解来你们公司考察的客户的身份，不同身份的人过来，准备应该有差别。
如果来访的是技术总监或者质量总监，重点是技术或者质量方面的交流。这些人比较懂行，技术术语比较多，公司一定要派总工程师、技术人员质量控制人员、检验人员等有技术背景的人接待，准备好一些设备清单、工艺布局图、质量保证体系的流程、主要检验项目(如机械性能、化学成分、材料、外形等)，对一些技术指标，尽可能准备充分，客户需要什么就提供什么。
另外，外贸人员可以事先对所要涉及的谈判内容有所准备，避免客户问起，回答不上来，或者翻译不出一些专业术语。在厂内参观的时候，每个车间、工序都看一下，尤其是与给他们提供的产品相关的工序，要让他们有足够的时间了解，这样客户就会对你们企业留下良好印象，比较放心。如果技术人员来访，尽量把你们产品的一些标准、公差、技术认证证书、国内外标准的换算表事先准备好。万一客户问你们这些问题，你们能够很快回答，不用临时抱佛脚，避免出现尴尬局面。
如果来访的是商务人员和/或采购人员，那么对技术的讨论就不用那么深入，着重介绍一些价格性能比，以及你们为一些行业内大企业做出的业绩，商务人员更喜欢听一些量化的描述，当然，这要有分寸，不要过头。有些企业可能对竞争对手使用过的供应商比较敏感，所以，一定要掌握分寸，说话谨慎，避免弄巧成拙。
有些商务人员对产品技术指标不是很熟悉，要注意双方的互动，如果你们说了半天，对方没有什么反馈，那可能是对方兴趣不大。如果对方愿意，也可以让他们讲述相关内容，通过他们的介绍，你们可以了解客户的一些情况。在参观的时候，工厂内部有异味、噪声的地方，一定不要带客户过去，参观成品库、检验中心、样品展示中心即可。让他们了解你们可以提供这些产品，质量有保证。
如果来访的是高管、总裁，对产品的介绍不要占用过多时间，多聊一些长期合作、思路、定位等比较宏观的话题，讨论一些市场变化、行业变化，以及你们公司的企业文化、企业发展之类的问题。越是高层，对具体的事务越没有那么关注，更多的是营造一种愉快的氛围，最好有些文化气息。厂内参观可以到样品室、陈列室，让他们知道你们的产品有专利、有认证，在行业内有一定地位。如果对方对车间参观兴趣不大，则可以不去。
所以，你们要针对来访客户类型做不同的准备，讨论的内容也要有所选择。客户来访之前，工厂应该行动起来，做必要准备，尽量让工厂看上去规范一些，车间、办公室、厂房、设备要注意规范、整洁，员工要穿上工作服，看上去管理严格、秩序井然。有一次，笔者带外商到一家工厂参观，有些工人光着上身在车间工作，外商采购部部长就说，光着上身不见得凉快多少，但是危险性就增加很多，他不希望在生产他们需要的产品的时候，出现安全事故。
有两个地方尤其需要注意:洗手间和会议室。
有些公司办公室很漂亮，洗手间卫生状况却堪忧，甚至又脏又臭。要让外商满意，留下良好印象，一定要重视卫生间的卫生状况。
会议室要干净、整洁，不见得要多么富丽堂皇，如果有重要客户来，座位要准备好，如果是西方人来访，可以泡茶，但是建议准备一些咖啡或者矿泉水，有些外商没有喝茶的习惯。此外，如果喝茶的话，不要用一次性杯子，不太礼貌。如果是夏天，最好能够在他们到来以前把会议室空调打开，准备好一些冰冻饮料。如果来访的是商务人员，大部分时间待在会议室，那么，会议室的准备一定要花点精力。
有个建议，客户说话时，尽量不要打断，让对方讲完，不要对方还没有说完，就做出一副什么都知道、什么都懂、什么都会的姿态。有一次，国外客户要找一家国内供应商采购设备，拜访行业内一家很知名的企业，厂内设备很不错，在技术交流的时候，国外客户还没有讲完他们的需求，这家企业年轻的总工程师就滔滔不绝，好像无所不知、无所不晓，客户连话都插不进来。后来这个客户表示：“我知道这个年轻人很优秀，但是我是客户，他连我的需求都没有耐心听完，如果我和他合作，我知道他提供的产品很好，但不一定是我需要的。”学会倾听，有时比表达更重要。好好倾听，全面了解对方的需求，才能有针对性地回答。在介绍情况的时候，要尽量选择对方感兴趣的领域，否则，谈得很起劲，对方根本不想听，交流结果可想而知。
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